Dé achterban bestaat niet. Al je collega’s in de organisatie behoren tot de achterban. Die doen niet allemaal hetzelfde werk op hetzelfde niveau. Het zijn allemaal individuen met verschillende interesses en belangen. Al die individuen zijn in subgroepen in te delen. Dat is van belang bij het in kaart brengen van je achterban: benoem de subgroepen waaruit de achterban bestaat. Het gaat vooral om belangen die mensen hebben bij bepaalde onderwerpen. Het is daarom zinvol om bij elk onderwerp dat wordt behandeld door de or, je af te vragen: voor wie is dit interessant? Welk belang hebben zij wat dit onderwerp betreft bij medezeggenschap? Vervolgens moet je die groep op de hoogte brengen van je inspanningen en de resultaten, omdat zij daarin geïnteresseerd zullen zijn. Realiseer je echter ook dat niet iedereen in de or geïnteresseerd is, hoe goed je ook je best doet en hoe groot hun belang ook is.
Nadat de subgroepen waaruit de achterban bestaat, in beeld zijn gebracht, is de volgende stap om bij elke subgroep de juiste communicatiemiddelen te zoeken. Kies een communicatiemiddel waarmee de subgroep die je wilt bereiken, vertrouwd is en waar men vaak gebruik van maakt. Buitendienstmedewerkers zijn bijvoorbeeld vooral te bereiken per mobiele telefoon of blackberry. Maak dan ook gebruik van die middelen als je ze wilt bijpraten. Collega’s die niet gewend zijn te lezen, kun je beter mondeling bereiken.
Effectief communiceren bereik je met behulp van een communicatieplan. Dit plan voorziet erin dat er in de communicatie naar de achterban samenhang zit. Voordat het plan kan worden opgesteld, moet je goed nadenken over de volgende zaken: doel, onderwerp, doelgroep, tijdstip, frequentie, middel, uitvoerder en budget. Globaal kun je vier doelstellingen onderscheiden: de achterban op de hoogte houden van de ontwikkelingen, de achterban betrokken houden bij het doorwerk, de bekendheid van de or vergroten, en het imago van de or verbeteren.Daarna is het nodig om na te denken over de manier waarop die doelen bereikt kunnen worden.
Bedenk waarover je wilt communiceren met je achterban. Bedenk wat de doelgroep al over het onderwerp weet. De frequentie zal afhangen van het doel, het middel, de gebeurtenis en de doelgroep. Maak iemand verantwoordelijk voor de communicatie. Heb je alles goed overdacht, dan kun je dit in een werkplan zetten en dat voor langere tijd gebruiken. Evalueer je plan regelmatig en stel het zo nodig bij.
