Taakverdeling: Het werken met commissies

Grote, complexe reorganisaties. Ze zorgen voor veel stress bij personeel, en ook bij de ondernemingsraad. Want die moet vaak snel advies uitbrengen. Hoe zorg je ervoor dat je toch grip op de zaak houdt?

Er is ongetwijfeld winst te behalen als niet langer iedereen zich op alles voorbereidt. En laten we eerlijk zijn, doorgaans bereiden lang niet alle OR-leden zich even grondig voor. Als je de onderwerpen gericht verdeelt over de leden, zorg je voor een efficiëntere werkwijze. Ook doe je meteen een klemmend beroep op alle OR-leden.

Let wel, alleen de voorbereiding van agendapunten wordt ‘uitbesteed’. Het nemen van besluiten (wat vinden we ervan, hoe gaan we het aanpakken, geven we wel of geen instemming) blijft voorbehouden aan de voltallige raad. Door de gerichte voorbereiding buiten de vergadering, kan je sneller tot besluiten komen. Korter vergaderen dus! Dat is wel zo prettig, want de voorbereiding kost ook tijd.

Vaste werkgroepen

Gebruikelijk is dat de raad enkele vaste werkgroepen instelt. Die bereiden de onderwerpen voor die bij hun eigen aandachtsveld horen. De traditionele indeling is ‘financieel-economisch’, ‘personeelsbeleid’ en ‘contact achterban’. Erg werkbaar is deze taakverdeling niet. De groep die zich met personeelsbeleid bezighoudt, heeft het veel drukker dan de andere groepen.

Bovendien zal je veel agendapunten niet bij één van de drie werkgroepen kunnen onderbrengen. Beter is een indeling die ervoor zorgt dat alle OR-leden ongeveer de zelfde taakomvang krijgen. Ook moet hij ervoor zorgen dat er geen onderwerpen onvoorbereid ter vergadering komen.

Een werkgroep bestaat meestal uit drie tot zeven leden, en moet een vast aanspreekpunt hebben. Gewoonlijk is dat de ‘voorzitter’ van de groep. Als deze persoon afwezig is, moeten zijn taken door een vaste vervanger worden overgenomen.

Goed aansturen

De werkgroep moet, zeker in het begin, op het goede spoor worden gezet. Dat gebeurt per voor te bereiden onderwerp door het verstrekken van een opdracht:

– Waar gaat het over?
– Welke informatie is van belang?
– Wat worden we geacht aan de raad te leveren?
– Op welke termijn?

De raad kan ervoor kiezen deze opdrachten gezamenlijk op te stellen. Het is natuurlijk efficiënter als het wordt gedelegeerd aan het dagelijks bestuur (voorzitter en secretaris) van de OR. Als de werkgroep er niet mee uit de voeten denkt te kunnen, kan er altijd met elkaar over worden gesproken in de eerstvolgende vergadering.

Verslaglegging

Het doel van de werkgroep: een product maken dat geschikt is om in de OR-vergadering te bespreken. In de opdracht is opgenomen welk product dat moet zijn: is het een concept-advies, of zijn het kritische vragen aan de bestuurder? Of gaat het om een analyse van het achterliggend probleem?

De verslaglegging bestaat uit een presentatie van het resultaat. Als dat mondeling op de vergadering gebeurt, kunnen de andere OR-leden zich niet op deze bespreking voorbereiden. Het is dus beter als er schriftelijk wordt gerapporteerd. De rapportage wordt dan meegestuurd met de agenda van de betreffende vergadering. Een mondelinge toelichting kan dan altijd nog plaatsvinden.

Groeimodel

Het hier gepresenteerde ‘werken met werkgroepen’ kan zich in de praktijk verder ontwikkelen. Vaak gaan vaste werkgroepen naarmate ze meer ingespeeld raken op ‘hun’ onderwerpen, eigen initiatieven ontwikkelen. Er is dan niet meer uitsluitend sprake van een gerichte opdracht per onderwerp. De werkgroep komt echter ook met ongevraagde adviezen.

De werkgroep kan zich ook ontwikkelen tot een OR-commissie. Dat gebeurt vooral als er behoefte ontstaat om de capaciteit van de raad uit te breiden met niet-OR-leden. In werkgroepen zitten over het algemeen alleen OR-leden. Niet-OR-leden kunnen wel in OR-commissies zitten. Als er dus eenmaal een commissiestructuur is, wordt het gemakkelijker om kandidaten te werven voor de OR. De drempel voor het commissiewerk is namelijk minder hoog. Bovendien kunnen commissieleden alvast wennen aan het medezeggenschapswerk. Commissies zijn verder een geschikt middel om OR-kandidaten die niet zijn gekozen, te behouden voor het OR-werk. Ook kunnen die mensen worden voorbereid op het overnemen van een OR-zetel bij tussentijdse vacatures.

Twee voorbeelden van taakverdeling

Voorbeeld 1:

De OR van Uneva bv (zeven leden) werkt met twee werkgroepen. De groep ‘uitvoering’ houdt zich bezig met alle voorgenomen besluiten die in het kader van het advies- of instemmingsrecht aan de raad worden voorgelegd. De groep ‘beleid’ daarentegen behandelt uitsluitend zaken die liggen op het beleidsmatige vlak: financieel-economisch beleid, strategisch beleid, ontwikkeling van het personeelsbeleid en dergelijke.

Bij het waterschap Bijlmerbroek doet de OR het nog eenvoudiger. De OR-leden zijn weliswaar verdeeld over twee vaste werkgroepen (‘A’ en ‘B’), maar het dagelijks bestuur verdeelt de onderwerpen. Het let daarbij voornamelijk op een gelijke werkbelasting voor beide groepen.
De OR van stichting RKWZ (elf leden) werkt met drie groepen. Eén voor VGWM -zaken, één voor sociaal beleid en één voor alle overige aangelegenheden.

Voorbeeld 2:

Van werkgroep naar commissie
De OR-werkgroep is een interne or-zaak, waarvoor geen overleg met de bestuurder nodig is. Een OR-commissie is een officieel OR-orgaan dat valt onder de bepalingen van de Wet op de ondernemingsraden. Dat betekent dat er een concept-instellingsbesluit moet worden opgesteld, met daarin aandacht voor:
– algemene opdracht
– samenstelling
– werkwijze
– eventuele overdracht van bevoegdheden