Door Stef Soons De bij de notulen behorende actielijst is bedoeld om er ook werkelijk actie op te ondernemen en niet als behang te gebruiken. Hoe ga je om met acties die telkens op de actielijst blijven staan? Je kunt je eerst afvragen: Hoe komt het dat acties blijven staan? Worden de notulen en de actielijst überhaupt wel bekeken? Wordt er teruggekoppeld in de volgende vergadering? Daarvoor is het noodzakelijk eerst naar de manier van vergaderen te kijken. Want voor een goede afwerking van de actielijst is het noodzakelijk dat er effectief wordt vergaderd.

Voorzitter en notulist

Zonder een goede voorzitter geen effectieve vergadering en zonder goede notulist geen notulen en actielijst. Gevolg: geen structuur in de vergadering, geen goede uitvoer van de acties en geen goede afloop van de vergadering. Gevolg hiervan is weer dat acties eeuwig op de actielijst blijven staan; taken worden niet verwerkt en telkens doorgeschoven naar een volgende vergadering. Een goede voorzitter leidt de vergadering, brengt structuur aan, bewaart het overzicht en bewaakt de tijdsplanning van de vergadering.  Hij probeert de besluitvaardigheid van de groep te vergroten en zonodig is de voorzitter diegene die de knopen doorhakt. Hij bewaakt de voortgang van de uitgezette acties. Een goede notulist notuleert effectief door een verslag te maken met daarin de mededelingen, de besluiten en een overzichtelijke actielijst.

Het begint met de voorbereiding

De voorzitter en de notulist zullen nauw moeten samenwerken. Dat begint al met de voorbereiding. Maak vooraf afspraken wat je als voorzitter verwacht van de notulist. Een goede voorzitter wordt goed ondersteund door de notulist. Wanneer de voorzitter na elk agendapunt een korte samenvatting geeft, waarin duidelijk geformuleerd wordt wat de afspraken zijn, wie wat gaat doen en binnen welke termijn, dan is dat meteen een goede samenvatting en actiepunt voor de notulen. De notulist zorgt dat direct na de vergadering de notulen, en als dat niet haalbaar is in elk geval de actielijst, worden rondgestuurd. Zodat de opgedragen taken ook door de betreffende personen kunnen worden uitgevoerd. In de eerstvolgende vergadering wordt de actielijst door de voorzitter besproken. Wanneer een taak is afgerond verdwijnt deze van de actielijst. Is een taak nog niet uitgevoerd of niet afgerond dan blijft deze op de actielijst staan, al dan niet met een vervolgactie.

Niet uitgevoerde acties zijn een vertraging voor het proces

Voor diegene die de taak moet uitvoeren geldt dat hij (of zij) de actielijst nakijkt en binnen de gestelde deadline zijn of haar taak uitvoert. Lukt dit niet binnen de gestelde termijn dan is het wenselijk dit aan de voorzitter (of diegene die op antwoord wacht) te melden. Het uitvoeren van taken wordt gemakkelijker als de deelnemers achter hun actiepunten staan en het doel en het nut van die acties inzien.  De voorzitter dient de mensen aan te spreken als ze zich niet aan hun afspraken houden. Niet de vergadering zelf, maar de acties die uit de vergadering vloeien en de voortgang daarvan bepalen het succes. Stef Soons, Trainer Merlijn Medezeggenschap Stef verzorgt op de Landelijke OR-dag 2017 op 20 juni de workshop Topsport: de OR vergadering.