Dit is het derde deel van de Facto-serie 'Werkplek in beeld'. In elke editie staat de werkplek van een organisatie centraal: van de aanpak en inzet van technologie tot de grootste uitdagingen rondom hybride werken. Deze keer: Nederlandse Spoorwegen (NS).
Voor deze editie hebben we gesproken met Irene Heusinkveld, Facility Coördinator bij NS.
Wat doen jullie om het kantoor aantrekkelijker te maken voor werknemers?
Om het kantoor aantrekkelijker te maken voor werknemers, hebben we eerst informatie bij de werknemers zelf opgehaald. Dit is recent gedaan door middel van een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Werknemers beantwoordden gerichte vragen, zodat we de behoeften goed in kaart konden brengen.
Hieruit bleek dat er meer behoefte is aan groen en vergadercapaciteit. Ook kwam naar voren dat collega’s geluidsoverlast ervaren vanuit de liftkernen. Als vervolgactie hebben we meer planten aan de werkomgeving toegevoegd. Om de druk op de grotere vergaderzalen te verminderen, hebben we bel- en focuscellen geplaatst. Voor geluidsreductie op de werkvloer hebben we een aantal gangzones rondom de liftkernen afsluitbaar gemaakt. De aanpassingen zijn onlangs afgerond. In het volgende medewerkerstevredenheidsonderzoek hopen we de resultaten hiervan te kunnen meten.
Daarnaast hebben we oog voor de taken en specifieke behoeften van afdelingen en passen we onze faciliteiten hier zoveel mogelijk op aan. Onze IT-afdeling is bijvoorbeeld veel meer gebaat bij samenwerkruimten om aan een opgave te werken, maar voor de medewerkers van Recruitment is dit weer anders: zij hebben in hun werkomgeving behoefte aan meer kleine overlegruimten om sollicitatiegesprekken te voeren.
Hoe zorgen jullie dat thuiswerken en op kantoor werken goed samengaan?
Afdelingen en teams hebben de ruimte om onderling af te spreken wanneer zij met elkaar fysiek op kantoor zijn. Om te zorgen dat thuiswerken en op kantoor werken goed samengaan, hebben we de vergaderzalen uitgerust met hybride vergaderfaciliteiten en faciliteren we een goede thuiswerkplek voor werknemers. Werknemers kunnen thuis en op kantoor goed met elkaar samenwerken door virtuele vergaderingen, samenwerken in de Cloud en alle andere mogelijkheden die Microsoft Teams ondersteunt. Momenteel zijn we nog in gesprek met de centrale ondernemingsraad over nieuwe beleidsnotities.
Welke verandering in jullie kantoor heeft echt goed uitgepakt?
Een verandering op het kantoor die echt goed heeft uitgepakt, is het plaatsen van bel- en focuscellen. Je kan hier met twee medewerkers (online) vergaderen, maar ook individueel geconcentreerd werken. Uit onderzoek kwam naar voren dat middelgrote vergaderzalen (4-6 personen) veelal werden gebruikt door twee personen. Hierdoor worden de faciliteiten optimaal benut en de druk op vergaderzalen verminderd.
Hoe zetten jullie technologie in voor efficiënt (ruimte)gebruik van het kantoor?
Wij zetten een reserveringsysteem in voor efficiënt ruimtegebruik van het kantoor. Via dit systeem worden er vergaderzalen gereserveerd vanuit Outlook. Hier kunnen medewerkers zelf de beschikbaarheid bekijken en op basis daarvan hun vergaderzalen reserveren. Bij aanvang van een vergadering moet er op een device worden ingecheckt, indien deze check-in uit blijft, komt een vergaderruimte weer vrij. Ook is er de mogelijkheid om beschikbare vergaderzalen ter plaatse te reserveren.
Meer grip door het plaatsen van de bel- en focuscellen en meer te sturen op no-shows”
Wat is de grootste uitdaging voor jullie werkplek op dit moment?
De grootste uitdaging is dat er tijdens de piekmomenten, met name op dinsdag en donderdag, een tekort is aan vergaderzalen. We hopen hier meer grip op te krijgen door het plaatsen van de bel- en focuscellen en meer te sturen op no-shows en de instelling om maximaal 90 dagen vooruit te kunnen reserveren. Het voordeel van deze 90 dagen is dat er bewuster op korte termijn vergaderzalen worden gereserveerd en niet tot in het oneindige. Tot nu toe blijft de vergaderbehoefte echter groter dan het aanbod en blijft dit een uitdaging voor de NS.
Dit artikel maakt onderdeel uit van de videoserie 'Werkplek in beeld'. Bekijk ook deel 1 met Just Eat Takeaway.com en deel 2 met Bevolkingsonderzoek Nederland.
