Door: Gerard Dessing, Hoofdredacteur
Mathijs Schaft is Facility Manager Corporate Office bij Heineken. Na zijn opleiding Facility Management aan Hogeschool InHolland (bachelor) en Hogeschool Diedenoort (master) vervulde hij vanaf het jaar 2000 tal van facilitaire (management)functies bij onder meer Deloitte, Mexx en AkzoNobel Sassenheim.
Corporate Office
In 2015 ging hij aan de slag als facility manager Corporate Office voor het internationale hoofdkantoor van Heineken in Amsterdam.
In die functie is hij verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening in de vijf grote kantoren in Nederland die onder het internationale hoofdkantoor vallen. Drie ervan staan in Amsterdam, de andere twee bevinden zich op Schiphol en in Zoeterwoude. Ook de ‘Heineken Experience’ aan de Stadhouderskade in de hoofdstad valt in zijn takenpakket.
In totaal werken er op de locaties (circa 40.000 m2 bvo) zo’n 2.000 medewerkers.
Toen hij een kleine tien jaar geleden aan de slag ging bij de bierbrouwer lagen er al rap twee uitdagingen op hem te wachten. Ten eerste: het opzetten en (verder) professionaliseren van de facilitaire organisatie. En ten tweede: het faciliteren van de organisatiegroei.
Silicon Valley
Twee jaar later kreeg hij het verzoek van de Global IT Director om de werkomgeving, die tot dan toe traditioneel was ingericht met vooral kamers en gangen, te moderniseren. De directeur had tijdens een bezoek aan Silicon Valley gezien hoe veel tech-organisaties hun werkvloeren hadden ingericht, met veel open werkruimtes en tal van mogelijkheden om samen te werken, iets waarvan hij onder de indruk was geraakt.
Schaft: ‘Ondanks alle goede intenties werkten we in die tijd behoorlijk in silo’s met weinig samenwerking tussen de verschillende organisatieonderdelen en disciplines. Dat moest veranderen.’
Werkplekconcept Universe
Om die onderlinge samenwerking te intensiveren werd in de periode 2017/2018 in samenwerking met consultants van Hospitality Group een nieuw werkplekconcept ontwikkeld genaamd 'Universe'. Een open werkomgeving met flexplekken werd gecreëerd waar activiteitgericht werken (ABW) mogelijk was.
Als eerste werd een van de panden in Amsterdam verbouwd en opnieuw ingericht, met onder meer een zonering van drukte naar focus.
Homebases
Het toen ontwikkelde werkplekconcept staat nog steeds overeind, vertelt Schaft. De enige aanpassing vond naar een half jaar plaats.
‘Iedereen mocht aanvankelijk overal gaan zitten en werken, maar dat werkte niet goed. Door met HomeBases te gaan werken kunnen medewerkers hun team gemakkelijk vinden. Overigens is binnen zo’n teamarea alles flexibel, niemand heeft een eigen werkplek.’
In de periode 2019/2020 was het plan om het nieuwe Heineken-pand op Schiphol in te richten met hetzelfde werkplekconcept, maar dan in een 2.0-versie. Het nieuwe werkplekconcept ‘Olympus’ werd op 1 maart 2020 gelanceerd.
Gesloten kantoren
De komst van corona gooide echter roet in het eten: twee weken na de opening, het was 14 maart, werd de kantoren conform de richtlijnen van de overheid gesloten en gingen de medewerkers thuiswerken.
Schaft blikt op die periode terug. ‘Dat we twee weken na opening moesten sluiten was natuurlijk erg jammer. De werkomgeving was heel licht, transparant, modern, echt mooi. En het was flink anders dan de traditionele omgeving die men gewend was, dus er was ook een serieus changeprogramma opgezet. Maar 99 procent van de organisatie kwam opeens thuis te zitten waardoor de situatie compleet was veranderd.’
Lage kantoorbezetting begin 2022
Halverwege 2021 openden de kantoren weer voorzichtig hun deuren en keerden de eerste medewerkers langzaamaan weer terug naar kantoor. Maar net als in veel andere organisaties verliep die terugkeer mondjesmaat met als resultaat een lage kantoorbezetting begin 2022. Zelfs een organisatierichtlijn om drie dagen per week naar kantoor te gaan kon in deze situatie weinig verandering brengen.
Culture & Engagement-programma
Om het tij te keren en medewerkers weer vaker naar kantoor te laten komen werd een Culture & Engagement-programma opgezet, met drie hoofdonderdelen:
- een HR-component (Together we thrive);
- een FM/IT-component (Our Space);
- een sociaal component (Social Committee).
Saamhorigheid en Heineken-gevoel
Het doel van het Culture & Engagement-programma omschrijft Schaft als volgt. ‘Met het programma wil de organisatie een nieuwe cultuur neerzetten en het echte Heineken-gevoel terugkrijgen. De onderlinge saamhorigheid was tijdens corona en door het vele thuiswerken helaas weggezakt. Ook waren in die tijd heel wat nieuwe collega’s begonnen, sommigen daarvan waren in anderhalf jaar tijd nog nauwelijks op kantoor geweest, vandaar dat dit programma is opgezet en gelanceerd.’
Werkplekconcept ‘Our Space’
Onderdeel van het programma is het realiseren van een nieuwe werkomgeving. Uit meerdere signalen bleek dat medewerkers niet goed meer konden werken in de ‘oude’ werkpleksetting. Daarom werd opnieuw in samenwerking met Hospitality Group ‘Our Space’ ontwikkeld, een werkplekconcept dat momenteel in een van de panden in Amsterdam wordt gerealiseerd.
Het concept is wederom gebaseerd op Activity Based Working, maar wel met een aantal toevoegingen.
Zo zijn onder andere de nodige kleinere overleg- en vergaderkamers (voor twee, vier, zes en acht personen) en een aantal grote project/groepsruimtes voor +30 medewerkers gerealiseerd.
Schaft: ‘Die grote vergaderruimtes ontbraken in de vorige werkomgeving terwijl daar tegenwoordig behoefte aan is’.
Voor videocalls en langer durende telefoongesprekken is op iedere verdieping een aantal phone booths geplaatst.
Grote vergaderruimtes ontbraken in de vorige werkomgeving, terwijl daar tegenwoordig behoefte aan is”
Meer aandacht in werkomgeving voor grote 7 Heineken-brands
Een andere aanpassing is het prominenter in beeld brengen van de zeven grote Heineken-brands in de werkomgeving, dit om medewerkers meer gevoel te geven bij het bedrijf waar ze voor werken. ‘Dat zijn we nu aan het doen en hopen we eind mee gereed te hebben.’
Kantoorbezetting stijgt van 15 naar 70 procent
Het Culture & Engagement-programma en - als onderdeel daarvan de aanpassing van de werkomgeving - heeft inmiddels geresulteerd in een flinke stijging van de kantoorbezetting. Was vlak na corona de bezetting gemiddeld 10 tot 15%, inmiddels is die - na een tussenfase van 30 tot 40% - opgelopen tot iets minder dan 70 procent, aldus Schaft.
Catering aangepast
Tegelijk met de aanpassing van de nieuwe werkomgeving wordt ook het cateringconcept vernieuwd. Wat daar de belangrijkste verandering gaat worden?
Schaft: ‘We gaan eigenlijk veel meer van catering naar horeca, maar nog wel zonder horecaprijzen hoor. Ook wordt het vegetarisch aanbod uitgebreid en er komt meer keuzevrijheid. We zijn hiermee niet uniek, maar voor ons is het een upgrade. Dat is belangrijk, want als mensen minder op kantoor komen willen ze op het moment dat ze er wel zijn ook verwend worden met beter eten en drinken.’
Het is wel zaak te beschikken over een moderne workplace management-tool”
‘One stop shopping’-tool
Wat de eindvisie is? Als in 2025 alle vijf kantoren zijn aangepast kan iedere collega van het hoofdkantoor straks naar keuze werken op een locatie die op dat moment het meest past bij het werk dat hij dan moet doen.
Om dat goed te laten verlopen is het wel zaak te beschikken over een moderne workplace management-tool, benadrukt Schaft. ‘We gebruiken daarvoor het Mapiq-platform, zodat collega’s vooraf een werkplek kunnen reserveren, inclusief bijvoorbeeld een parkeerplek, een vergaderruimte, banqueting en dergelijke. Je biedt medewerkers daarmee een gebruiksvriendelijke ‘one stop shopping’ -tool die bijdraagt aan de workplace experience.’
Snel veranderende klantwens
Hoe lang het nieuwe werkplekconcept volgens Schaft meegaat? Hij mikt op een periode van vijf jaar, beduidend minder dan vroeger.
‘Ooit richtten we een kantoor in voor twintig jaar, maar dat is niet meer. De klantwens verandert steeds sneller. Ik koop tegenwoordig tweedehands bureaus en bureaustoelen in, niet alleen vanwege duurzaamheid maar ook omdat ik daarmee, gezien de kortere afschrijvingstermijn, veel makkelijker kan inspelen op de snel veranderende klantwens.’
Toekomst
Wat Schaft voor de komende jaren verwacht als het gaat om de werkomgeving? ‘Ik denk dat de medewerker steeds meer - vóórdat hij naar zijn werk afreist - de keuze gaat maken waar en met wie hij wil gaan werken. En dat gefaciliteerd via een app, zodat men zeker weet dat de zaken die nodig zijn om daar te werken, zoals een werkplek, teamruimte, agile-ruimte, vergaderruimte, lunch enzovoort ook aanwezig zijn. Mensen komen dus veel meer georganiseerd naar kantoor dan vroeger, dat zie ik voor me.’
