Door Gerard Dessing. hoofdredacteur Facto
Of hij een verklaring heeft voor het hoge bezettingspercentage van pakweg 80 procent op dinsdag en donderdag? Wouter de Haan hoeft over het antwoord niet lang na te denken.
‘Als kennisinstituut zijn we voortdurende bezig met kennisdelen, samenwerken en co-creatie. Dat doen we intern, maar ook extern met onder meer marktpartijen, overheden, waterschappen en ingenieursbureaus. Als medewerkers van die organisaties hier op de campus werken, dat kan voor een paar weken maar ook langer zijn, gaan samenwerking en kennis delen toch echt het best als je dat fysiek op locatie doet. Dat is voor mij de verklaring dat mensen op die dagen hier in Delft aanwezig willen zijn.’
Campus Delft: vier kantoren en vier onderzoeksfaciliteiten
De Haan is sinds 2021 Hoofd Facility Management bij Deltares. Hij is eindverantwoordelijk voor de facilitaire services en vastgoedprojecten, zowel voor het kantoor Utrecht als de vier kantoorgebouwen en vier grote onderzoeksfaciliteiten (in totaal zo’n 40.000 m2 bvo) op de campus (circa 15 hectare) in Delft.
In Delft zijn zo’n 850 medewerkers werkzaam, in Utrecht zo'n 150.
Op een middag in april geeft hij samen met zijn collega Jolanda Heij, teammanager soft services FM, een uitgebreide toelichting op de zaken die spelen rondom facility management en vastgoed.
Bezetting op woensdag en vrijdag ca. 35%
Een van de gespreksonderwerpen die op tafel komt is de actuele kantoorbezetting. Met op de maandag, dinsdag en donderdag een percentage van zo’n 70 tot 80 procent is die bezetting vrijwel op het niveau van vóór corona, vertelt Jolanda Heij.
Ze merkt wel dat de woensdagen en vrijdagen rustig zijn. Maar dat was voorheen ook zo, toen vooral omdat dat bij uitstek de vrije dagen voor de parttimers waren, tegenwoordig ook omdat juist die dagen worden gebruikt om thuis te werken.
De bezetting op die daldagen is zo’n 30 tot 35 procent, de gemiddelde bezetting over de week bedraagt zo’n 60 tot 70 procent schat De Haan in.
Wel of niet op woensdag naar kantoor?
Het verschilt per individu of afdeling of collega’s bijvoorbeeld op woensdag juist wel naar kantoor komen om te werken of thuisblijven, vervolgt hij.
‘Ik hoorde laatst een collega die aangaf dat zij liever niet op woensdag komt omdat zij dan nog weleens alleen zit en zich niet altijd veilig voelt. Zij kiest er dan voor om net als haar collega’s thuis te werken. Daar tegenover staat bijvoorbeeld de afdeling ICT die juist op woensdag op volle sterkte aanwezig is. Voor hen was het argument dat het dan juist zo rustig op kantoor is, vandaar dat ze dan komen.’
De afdeling ICT is juist op woensdag op volle sterkte aanwezig omdat het dan rustig is op kantoor”
Pand sluiten op vrijdag?
Of er plannen zijn om op vrijdag op de campus een kantoor te sluiten? Die zijn er volgens De Haan niet. Maar, zo vertelt hij, sinds Deltares recentelijk de ambitie heeft uitgesproken om in 2040 Paris Proof te zijn zou zo’n sluiting in de toekomst wel denkbaar zijn.
‘Als je kijkt naar de Trias Energetica dan is het niet gebruiken van energie een hele goede stap om energie te besparen. Op een rustige vrijdag een pand sluiten kan om die reden dus een goede reden zijn.’
Jolanda Heij vult haar collega aan: ‘Als je dat zou doen daalt je energieverbruik, voorkom je dat collega’s in een te stille werkomgeving terecht komen en zich niet altijd prettig voelen. En je creëert meer beweging omdat mensen dan naar een ander gebouw moeten en ze collega’s treffen die ze anders niet zo vaak ontmoeten.’
Dynamischer omgaan met ruimtes en vierkante meters
De bezettingspercentages die De Haan noemt komen voort uit eigen waarnemingen, drukte op de parkeerplaats en in de fietsenstalling en inzicht in de bezoekersaantallen in het bedrijfsrestaurant.
Sensoring van de panden is niet aan de orde in verband met de kosten. In de toekomst zou hij echter wel graag over hardere data beschikken door tellingen te laten uitvoeren die inzicht geven in het gebruik van de gebouwen.
Beschikbaarheid van data
Wat de winst van de aanwezigheid van dergelijke data zou zijn? ‘Je hebt dan de mogelijkheid om de gebouwen meer naar activiteiten in te kunnen richten’, aldus De Haan.
Als voorbeeld noemt hij het pand Tetra, een prachtig vormgegeven en bijzonder duurzaam gebouw maar met een niet onbelangrijk minpunt: het is er vrij gehorig.
‘Maak daar een werkomgeving van waar mensen in stilte kunnen werken. Daarentegen zou je de Toren of delen daarvan heel goed kunnen indelen met scrumruimtes, met bijvoorbeeld per halve verdieping een scrumteam. Die teams kunnen zo’n ruimte dan voor een bepaalde periode reserveren. Op die manier kun je veel dynamischer met ruimtes en vierkante meters omgaan, dat zou zeker handig zijn. We zitten nu soms een beetje vast en missen weleens flexibiliteit, maar ik denk dat dat wel gaat veranderen.’
We zitten nu soms een beetje vast en missen weleens flexibiliteit”
Doorgevoerde veranderingen in werkomgeving post-corona
De overgang naar hybride werken heeft niet geleid tot grootschalige veranderingen in de werkomgeving, aldus Jolanda Heij. Uit gesprekken met groepen medewerkers, gevoerd na de corona-periode om te achterhalen welke behoeftes er zijn, bleken ingrijpende aanpassingen niet nodig.
De opgehaalde informatie gaf wel aanleiding om een aantal kleinere veranderingen door te voeren. Zo is op de verdiepingen, als aanvulling op de bestaande flexplekken, vergaderzalen en belcellen, een leestafel met een aantal aanlandplekken geplaatst.
Doel: een informele plek creëren voor mensen die met collega’s een kop koffie willen drinken of die een uurtje achter hun laptop willen werken om vervolgens elders op de verdieping naar een bijeenkomst te gaan. Om plek vrij te maken voor de leestafels is het aantal standaardwerkplekken iets teruggebracht.
Andere doorgevoerde veranderingen zijn:
- een verdere vergroening (meer planten);
- meer ruimtes voor stand ups. De ruimtes zijn bovendien voorzien van moderne AV-voorzieningen (voordeel: de sessies zijn ook hybride mogelijk);
- de ombouw van een aantal twee- naar eenpersoonskamers, dit voor medewerkers die af en toe een Teams-call willen doen.
Daarnaast zijn de belcellen, die zich al op de afdelingen bevonden, akoestisch verbeterd (vilt op de wanden) zodat gevoerde gesprekken veel minder doordringen naar de nabije omgeving.
Verder hebben de vergaderzalen een upgrade ondergaan. Zo is het verbinden van apparatuur met het beeldscherm veel gebruiksvriendelijker sinds de ingebruikname van ClickShare.
Nieuwe eventruimte voor max. 100 personen
Een grote bouwkundige aanpassing, die overigens vóór corona al in gang was gezet, was het creëren van een nieuwe, flexibel in te richten eventruimte voor maximaal 100 personen op de begane grond van de Toren.
Die ruimte, die sinds de opening vaak wordt geboekt (De Haan: ‘Het eerste kwartaal van dit jaar ging het om gemiddeld meer dan een keer per dag’), wordt met name gebruikt door grotere groepen die een dag(deel) elkaar willen ontmoeten, samenwerken, kennisdelen of brainstormen.
De wanden zijn makkelijk te verwijderen. Op die manier kunnen bij grote bijeenkomsten zoals de nieuwjaarsbijeenkomst de vierkante meters eenvoudig bij de begane grond getrokken worden.
Meer agile- en scrumruimtes en meer flexibiliteit in meubilair
Of er nog andere veranderingen op de planning staan als het gaat om het werkplekconcept? De Haan en Heij sluiten niet uit dat er meer agile- en scrumruimtes komen omdat de vraag daar naar zal toenemen.
Ook flexibiliteit in meubilair kan belangrijker worden. De Haan: ‘We hebben eigenlijk nog een vrij traditionele inrichting, met zo’n 80 procent bureaus. In de toekomst zie ik dat wel veranderen, zeker als je je gebouw meer activiteitengericht gaat inrichten, zodat mensen meer keuze hebben in de plekken waar ze werken of samenwerken.’
Ook met beperkte financiële middelen kun je per gebouw accentverschillen aanbrengen”
Met beperkt budget iedereen naar de zin maken
De Haan tot slot: ‘We staan regelmatig in contact met vertegenwoordigers van de diverse onderdelen van de organisatie. Dat is belangrijk omdat in de praktijk vaak blijkt dat wensen per team of afdeling kunnen verschillen. De een wil een gezellige tafel voor meer informeel contact, de andere wil meer eenpersoonsruimtes of meer stand up-ruimtes enzovoort. Daar hebben we goed naar gekeken. Als je alles afpelt zie je dat je met beperkte financiële middelen per gebouw ook bepaalde accentverschillen kunt aanbrengen. Daardoor ben je in staat het iedereen naar de zin te maken.’
