Door Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto
‘Ik denk dat wat we straks met ons nieuwe kantoor in Amsterdam de meest uitvergrote versie neerzetten van alles wat we tot nu toe gedaan en geleerd hebben bij de realisatie van Miro-werkomgevingen, hier maar ook in andere landen.’
Aan het woord is Daaf Serné, sinds 2022 Global Head of Workplace bij Miro en een van de sprekers op het Facto Congres (thema: Workplace Trends) op 19 september a.s. in Nieuwegein.
Miro, een technologiebedrijf met hoofdkantoren in Nederland en de VS, biedt een digitale, visuele werkruimte voor innovatie waar teams samenwerken. Het platform wordt gebruikt voor alle stadia van innovatiewerk, van workshops en asynchrone samenwerking tot meer technische onderdelen zoals diagrammen en procesmapping, en voor de ontwikkeling van producten en diensten.
Miro 100
Samen met zijn collega Wilco Poppelier, Global lead Workplace Strategy & Design, geeft hij op een ochtend in april een uitgebreide toelichting op het traject dat zal leiden tot ‘Miro 100’, het nieuwe kantoor (10.500 m2) in Edge Stadium, dat in december 2024 in gebruik zal worden genomen.
Van twee panden naar één
Dat Miro overgaat naar een nieuw kantoor heeft vooral te maken met de wens om de Amsterdamse huisvesting te consolideren. Het bedrijf is al jaren gevestigd in twee panden aan de Stadhouderskade 1 en 5. Aan de ene kant prima, maar voor de onderlinge samenwerking om praktische redenen geen ideale situatie. Vandaar de behoefte om alle activiteiten onder één dak samen te brengen.
Toen we hier rondliepen zagen we al snel de potentie van het pand”
Edge Stadium
De zoektocht naar een geschikte locatie leidde uiteindelijk naar Edge Stadium, het voormalige hoofdkantoor van advocatenkantoor Loyens & Loeff. Het bijna 25 jaar oude pand was door Edge herontwikkeld en scoort hoog op onder meer duurzaamheid en gezondheid.
In het vijf verdiepingen tellende multi tenant-kantoor (totaal 29.000 m2 bvo) was op de tweede, derde en vierde verdieping voldoende ruimte beschikbaar om de 900 medewerkers van Miro te huisvesten.
En nog een voordeel: de verdiepingen, elk zo’n 4.000 m2, waren dusdanig groot, open en ruim, dat modulair bouwen heel goed mogelijk was. Anders gezegd: er waren geen belemmeringen om de ruimte geheel naar eigen wens in te delen, in te richten, niet alleen voor de huidige situatie maar ook voor de toekomst.
Serné: ‘Toen we hier rondliepen zagen we al snel de potentie van het pand. Het was eigenlijk een hele grote schoenendoos waarin we makkelijk zouden kunnen schuiven. Juist naar die flexibiliteit en modulariteit waren we op zoek.’
Stuurgroep en projectgroep
Na het besluit om te verhuizen naar het nieuwe pand volgden een paar concrete acties. Een stuur- en projectgroep werden ingesteld, een projectmanager werd extern aangetrokken en vanuit de afdeling Workplace werden de gebruikers geïnformeerd over het hoe en waarom van de geplande verhuizing.
Tegelijk werd medewerkers gevraagd om ideeën en wensen in te brengen voor de nieuwe werkomgeving en werden de business line leaders, in totaal zo’n 30, uitgenodigd voor een interview om inzicht te krijgen in hun visie.
Data toetsen
Poppelier: ‘We hadden al de beschikking over veel data, verkregen uit onder meer ons Learning Lab-concept en een uitvoerige Workstyle-studie. Met die gegevens zijn we het gesprek aangegaan met de business line leaders, in de trant van: we denken dat jouw groep ongeveer deze werkomgeving zou willen hebben. Zien we dat goed? Heb je andere ideeën enzovoort. Het op die manier toetsen van data was waardevol, je krijgt meer zekerheid of alles klopt.’
Geen persona’s
Serné onderschrijft de woorden van Poppelier en benadrukt het belang van het betrekken van gebruikers. Voorheen werden daarvoor nogal eens persona’s bedacht, iets waar Miro niet voor kiest.
‘Met persona’s creëer je drie, vier of misschien vijf ijkpersonen en dat is het dan wel. Maar bij ons werken geen vijf personen maar ongeveer 900, en die zijn allemaal net iets anders. Je moet dus veel breder kijken. Daarom is de inbreng van gebruikers zo belangrijk.’
Met persona’s creëer je drie, vier of misschien vijf ijkpersonen en dat is het dan wel”
Workstyle-studie
De Workstyle-studie leverde interessante informatie op. Bijvoorbeeld rondom de vraag wat Miro-medewerkers nu verstaan onder samenwerken en waar ze dat dan willen doen.
Vaak wordt samenwerken gekoppeld aan de aanwezigheid van een speciale of informele flexibele ruimte. Maar Miro-medewerkers, zo bleek uit de analyse, zagen dat toch anders, aldus Poppelier.
‘Ze werken vooral samen, zittend achter hun bureau, door met directe collega’s naast of tegenover hen te overleggen. Of ze werken digitaal samen, via ons eigen platform. Daar hebben ze niet persé een speciale ruimte voor nodig. Als je dan weet dat medewerkers vier tot vijf uur per dag achter hun bureau zitten en je beschikt over de trend in bezettingscijfers van de drukste dagen, dan weet je dus ook hoeveel bureaus je in huis moeten hebben. Want als je die te weinig hebt ervaren mensen die naar kantoor komen hun werkdag als verloren.’
Doorvragen bij eindgebruikers: wat is de ideale phone booth voor jou?
Na de Workstyle-studie en de informatie opgehaald uit de contacten met gebruikers en business line leaders, ontstond een steeds beter beeld hoe het werkplekconcept eruit zou moeten gaan zien.
Echter, daarmee was de eerste fase nog niet af. Om de laatste onduidelijkheden eruit te halen werd nogmaals een enquête verstuurd aan de gebruikers, met specifieke vragen op een aantal onderwerpen zoals de phone booths en vergaderruimtes.
Toen we zagen dat collega’s graag phone booths wilden hebben, zijn we gaan doorvragen”
‘Toen we zagen dat collega’s graag phone booths wilden hebben, zijn we gaan doorvragen. Bijvoorbeeld: wat moet daar dan in komen? Een loungestoel? Of moet er een plankje in waar je je laptop op kunt zetten zodat je via je laptop kunt bellen? Gaat het om een grotere ruimte voor twee personen? Echt doorvragen dus. Ook dat leverde waardevolle informatie op voor het opstellen van het kantoorconcept.’
RFP: geen dik document meer
Alle informatie, opgehaald uit de gesprekken, onderzoeken en enquêtes, in combinatie met eerder verzamelde data, resulteerde in een helder beeld van de gewenste werkomgeving.
Met dat beeld ging vervolgens de RFP-fase (Request for Proposal) van start. Vijf architecten werden uitgenodigd een voorstel in te dienen voor de inrichting van ‘Miro 100’.
In tegenstelling tot hetgeen vrij gebruikelijk is bij een RFP - namelijk de opdrachtgever maakt een stevig document van soms wel 100 pagina’s en stuurt dat rond aan een groep potentiële inschrijvers - besloten Serné en Poppelier het geheel anders aan te pakken en gebruik te gaan maken van het Miro-platform.
TalkTrack
Poppelier licht vol enthousiasme de gevolgde weg toe. ‘We hebben de feature TalkTrack gebruikt. Daarmee kan iemand in een beschermde omgeving door een presentatie lopen waarbij de opdrachtgever mondeling en visueel een toelichting geeft op een specifiek onderdeel. Aanbieders kunnen dus per onderdeel een tekst lezen, schema’s of beelden bekijken, maar ook een video aanklikken waarin ik uitleg geef wat onze visie is en hoe we tegen onze werkomgeving aankijken.'
Het grote voordeel van deze manier van werken is voor Poppelier evident. 'Je stuurt geen dik, statisch tekstdocument rond maar deelt een link. De ontvangers krijgen dan toegang tot een specifieke omgeving met een presentatie van niet meer dan acht minuten waarin ze alle informatie aantreffen.’
Scoring
De RFP leidde tot een diversiteit aan inschrijvingen, van fysieke documenten en linkjes naar een Powerpoint tot ingevulde Miro-boards.
Om appels met appels te kunnen vergelijken werd eerst een consolidatie gedaan waarna Serné, Poppelier en vijf collega’s de scoring uitvoerden.
De twee hoogst scorende inschrijvingen werden vervolgens geanonimiseerd - inclusief een korte uitleg via TalkTrack – waarna alle Miro-medewerkers mochten stemmen op hun voorkeursarchitect.
Het was best een tricky moment, blikt Serné terug. Maar omdat het resultaat van de voting overeenstemde met de voorkeur van het beoordelingsteam was het duidelijk wie de uitverkoren architect was: Zenber architecten in Amsterdam.
Werkplekconcept
Het werkplekconcept dat de komende maanden wordt gerealiseerd (zie ook afbeelding 1) komt er in grote lijnen als volgt uit te zien.
Uitgangspunt is dat iedere afdeling of team op een van de verdiepingen een ‘neighbourhood’ krijgt toegewezen.
Medewerkers van zo’n neighbourhood hebben vervolgens de beschikking over een aantal standaardwerkplekken. Deze komen aan de buitenzijde van de verdiepingen.
Als medewerkers zich op enig moment van de dag even met een of meerdere collega’s willen afzonderen voor overleg, een korte brainstorm, een stand up of iets dergelijks, kunnen ze gebruiken maken van een soort paviljoens (zie afbeelding 2). Deze bevinden zich in het midden van de afdeling, op korte afstand van de werkplekken. Ze zijn naar eigen wens van een afdeling, team of groep in te delen.
Tot slot bevinden zich rondom de binnenkern een soort aanlandplekken (camp outs), bedoeld voor mensen die bij een andere neighbourhood horen, maar die daar even kunnen werken om vervolgens aan te sluiten bij een ontmoeting in een vlakbij gelegen paviljoen.
Bewuste keuze: geen grote vergaderzalen
Grote vergaderzalen voor 50 tot 60 mensen ontbreken in het concept. Een bewuste keuze, aldus Serné. ‘Dergelijke ruimtes hebben we bewust niet gecreëerd omdat ze in de praktijk weinig gebruikt worden. Dat is zonde van de vierkante meters. Voor grotere groepen die bijeen willen komen zijn er multi purpose-ruimtes beschikbaar. Die kunnen snel omgebouwd worden zodat dergelijke groepen er terecht kunnen.’
Grote stap vooruit
De nieuwe indeling is volgens Poppelier een hele grote stap vooruit. ‘We geven medewerkers maximale autonomie over de manier waarop ze hun neighbourhood willen inrichten en indelen. Op basis van de gebruikerswensen bieden we een aantal bouwstenen aan waaruit men kan kiezen. Je kunt denken aan onder andere een phone booth, focuswerkplek, informele coupé, extra groen, opslagruimte, een semi-focus ruimte en een compacte agile ruimte.’
Phone booths en focusplekken razend populair
Uit de tot nu toe ontvangen signalen blijkt dat vooral de phone booths en focusplekken razend populair zijn bij de gebruikers. ‘Het zou dus kunnen dat het aantal bouwstenen wordt gereduceerd als blijkt dat daar weinig belangstelling voor is, aldus Poppelier.’
Als de organisatie daarom vraagt kunnen we makkelijk schuiven met de neighbourhoods”
Kracht van het concept
Wat de kracht van het concept is? Voor Serné is dat duidelijk: ‘Als de organisatie daarom vraagt kunnen we heel makkelijk schuiven met de neighbourhoods. De inrichtingselementen zijn heel makkelijk te verwisselen en daarmee zijn we maximaal flexibel.
En ook belangrijk: we willen alles zelf kunnen doen. Het moet mogelijk zijn om een phone booth te verplaatsen zonder dat we daar een bedrijf voor moeten bellen. Alles moet zo zijn geconstrueerd dat we het zelf kunnen. Dat is echt een groot pluspunt.’
Furniture-as-a-service
Om flexibel te kunnen blijft Miro werken met het ‘furniture-as-a-service’ -concept van Nornorm. Tot nu toe wordt zo’n 60 procent van het meubilair al ‘as-a-service’ ingezet. Serné verwacht dat percentage niet zal veranderen. Waarom? ‘Omdat we nog steeds niet zeker weten waar het heen gaat.’
Overigens wordt al het andere meubilair circulair ingekocht.
Specials: bibliotheek en entreegebied
De werkomgeving bevat ook een aantal 'specials'. Zo komt aan de achterzijde van het gebouw op de 4e verdieping een bibliotheek (plafond vier meter hoog), ingericht op basis van biophillic design, met vooral veel groen. Die ruimte is flexibel in te delen en daarmee voor teams ook te boeken als ‘neighbourhood for a day’.
Aan de voorzijde bevindt zich een andere special: een ruimte van tien meter hoog. Daar komt het entreegebied met onder meer goede koffie, zitjes, een grab & go-service, de servicedesk en een meer dan tien meter lange bar.
Ook hier gaan we weer experimenteren en leren. En vervolgens weer aanpassingen doorvoeren”
Smart building
Of Miro gebruik gaat maken van de smart building- en datatechnieken die Edge Stadium biedt? Serné onderkent het belang van moderne gebouwtechniek als het gaat het realiseren van een gezond binnenklimaat, maar zinvolle toepassingen op andere gebieden ziet hij voor Miro niet een-twee-drie voor zich.
‘Het is leuk, maar wat haal je er nu precies uit? Als je wilt weten hoeveel mensen er op kantoor zijn kun je met het badgesysteem goed uit de voeten. Maar data verzamelen om het verzamelen en deze vervolgens niet gebruiken, dat zie ik niet voor me. We geloven in de balans tussen het gebruik van data en het ophalen van informatie en behoefte direct bij de bron: de eindgebruiker.’
Geen eindpunt, maar nieuw startpunt
Of de realisatie van het nieuwe kantoor een eindpunt is? Nee, dat is zeker niet het geval, sluit Serné af.
‘We zien de oplevering als een startpunt. We weten dat we op basis van alle data en gesprekken iets goeds gaan neerzetten. Maar ook hier gaan we weer experimenteren en leren, en vervolgens weer aanpassingen doorvoeren, alles om de werkomgeving zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de veranderende wens van de klant. Dat zal altijd zo blijven.’
