‘De architect heeft aan het begin van dit verbouwingstraject weleens gezegd: eigenlijk is het jammer dat alles hier niet zo oud en slecht is. Anders hadden we alles kunnen strippen en een geheel nieuw ontwerp kunnen maken. Maar dat is een compliment aan degene die een jaar of zestien jaar geleden dit pand hebben ontworpen en ingericht. Het heeft de tijd goed doorstaan, alleen is het functioneel niet meer toereikend voor de manier waarop we vandaag de dag willen werken.’
Aan het woord is Jan klein Goldewijk, sinds 2016 werkzaam als Manager Facility Services en Real Estate bij Essent. Samen met zijn team is hij verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening (hard en soft services) op de Essent-kantoren in Zwolle, Utrecht, Amsterdam en het hoofdkantoor in Den Bosch.
Daarnaast levert hij vastgoed gerelateerde diensten aan de pakweg vijftien MKB-organisaties die sinds hun acquisitie onder Essent vallen, zoals Vandebron, Energiedirect en Powerhouse.
Redenen om te verbouwen
Een van zijn belangrijkste aandachtspunten dit jaar is de grootschalige verbouwing van het hoofdkantoor in Den Bosch (22.000 m2, 6 etages, werkplekken voor 1.500 fte, flexfactor 0,6).
Dat tot die verbouwing werd besloten had diverse redenen, vertelt hij op een middag eind mei in het bedrijfsrestaurant.
Reden 1. Functionele noodzaak
De eerste en belangrijkste reden was functioneel van aard. Net als in veel andere organisaties bleek ook bij Essent dat met de oude inrichting de veranderende functie van kantoor, als plek waar mensen tegenwoordig vooral komen om te ontmoeten en samen te werken, niet meer goed ondersteund kon worden.
Klein Goldewijk geeft als voorbeeld het veranderde gebruik van vergaderzalen. Uit recente metingen bleek dat 80 procent van de gewone vergaderzalen, met een capaciteit van zes tot vijftien personen, door maximaal twee medewerkers tegelijk werd benut. Geen ideale situatie dus.
‘Waarschijnlijk zat er dan iemand in zo’n zaal die in alle rust een Teams-overleg wilde doen of vond er een overleg tussen twee personen plaats. Als je dat constateert weet je dat je een aantal aanpassingen moet doen om de druk op die zalen te verminderen. We creëren nu dan ook een soort cubicles, kleinere, functioneel ingerichte ruimtes voor 2 tot maximaal 4 personen. Het is een van de veranderingen waardoor het gebouw beter werkt en het hybride en activiteitgerelateerd werken maximaal wordt ondersteund.’
De cubicles zorgen ervoor dat het hybride en activiteit gerelateerd werken maximaal wordt ondersteund”
Ook op akoestisch gebied waren dringend functionele aanpassingen nodig. In de kantoortuinen die Essent ruim vijftien jaar geleden had ingericht was per vloer plek voor zo’n 120 medewerkers, met alle nadelen van dien.
‘Met de nieuwe inrichting brengen we de menselijke maat weer terug’, vertelt klein Goldewijk. ‘De vloeren zijn bouwkundig niet veranderd. Maar door er tal van andere elementen aan toe te voegen creëren we kleinere zones en verdwijnen de lange zichtlijnen. Ook gebruiken we meer kleur, komt er meer beplanting enzovoort. Kortom, het wordt warmer, knusser, menselijker en voelt prettiger aan.’
Reden 2. Strategie: onderlinge samenwerking verbeteren voor integraal klantaanbod
De tweede reden voor de verbouwing had te maken met de strategie van Essent, vervolgt klein Goldewijk.
‘Als je mensen in Nederland wilt helpen om de energietransitie te maken is het belangrijk dat je een integraal aanbod kunt doen. Dus bijvoorbeeld niet alleen energie leveren maar meteen ook zonnepanelen plaatsen. Maar om dat te kunnen moet je als bedrijf over de business units heen kunnen samenwerken en veel meer in ‘we’ gaan denken en minder in ‘me’. Als je die kant op wilt, moet je ook zorgen dat de werkomgeving dat kan faciliteren.’
Reden 3. Engagement
Reden drie betreft het verbinden van medewerkers en het bedrijf. Klein Goldewijk doelt daarmee op het gebouw als middel om intern te communiceren over het bedrijf en het product, dus wie wil je zijn als organisatie, wat doe je allemaal voor de klant en hoe kun je je medewerkers tonen dat je trots bent op wat ze doen.
Het gaat hier niet om branding, dat is ‘inside out’, benadrukt hij. ‘Nee, je hebt het hierover onderwerpen als strategie, purpose en verbinding. Dus hoe leggen we onze strategie op een laagdrempelige manier uit aan de medewerkers. Dat is bijvoorbeeld mogelijk met beeldschermen, maar ook visueel met teksten op wanden of met andere uitingen. Of denk eens aan de voordeelshop die er voor klanten bestaat. Waarom zou je die faciliteit niet in je gebouw fysiek zichtbaar maken met een shop en video’s van eindgebruikers die producten of services aanschaffen en gebruiken. Het gebouw kan hier echt een rol spelen.’
Reden 4. Verduurzaming
De laatste reden om te verbouwen heeft alles te maken met de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf. De redenering is helder: als je toch aan het verbouwen bent kun je net zo goed meteen maatregelen treffen die bijdragen aan de verduurzaming van het pand zoals plafonds voorzien van Ledverlichting, een slimmere klimaatinstallatie installeren die minder CO2-uitstoot en dergelijke.
‘Er zijn voor de verbouwing geen harde KPI’s op gebied van duurzaamheid afgesproken, maar we hebben wel gezegd: op bouwkundig gebied passen we zo weinig mogelijk aan en we willen zoveel mogelijk bestaand materiaal hergebruiken. Overigens hebben we als bedrijf wel harde duurzaamheidstargets, bijvoorbeeld dat we in 2030 energieneutraal willen zijn. Deze verbouwing kan daar meteen een aanzienlijke bijdrage aan leveren.’
Dat is mogelijk door hergebruik van bijvoorbeeld 80 procent van de vloerbedekking, een groot deel van de wanden, 90 procent van het meubilair en de overgang naar digitale lockers.
De verbouwing, die eind van het jaar wordt afgerond, is meteen een goed moment om de facilitaire services tegen het licht te houden, vervolgt klein Goldewijk.
Impressies van de werkomgeving bij Essent.
Nieuw koffieconcept
Een goed voorbeeld daarvan is de herijking van de warme drankenvoorziening, een concept dat de laatste jaren door de eindgebruiker steeds minder werd gewaardeerd.
Klein Goldewijk: ‘Onze koffievoorziening was eigenlijk prima, maar als je merkt dat mensen het minder waarderen moet je iets veranderen. We hebben nu nieuwe koffiemachines, in totaal ongeveer de helft minder maar de kwaliteit is enorm verbeterd. Verse melk, vegan opties, meer aandacht voor duurzaamheid zowel ten aanzien van de machines als de koffiebonen enzovoort.’
Koffietoerisme
Of die kwaliteitsslag door de klant wordt gewaardeerd? Klein Goldewijk knikt instemmend. ‘Na de ingebruikname van de eerste nieuwe apparaten zagen we dat mensen van andere afdelingen opeens naar de verbouwde etages liepen om daar koffie te halen, koffietoerisme dus. Dan weet je genoeg.’
Aan het eind van dit jaar is het restaurant compleet gerenoveerd”
Renovatie bedrijfsrestaurant
Tijdens de verbouwing wordt ook het bedrijfsrestaurant (ca 1.500 m2) op de begane grond aangepakt. Die ruimte heeft momenteel in eerste instantie een restauratieve functie maar overleg is er ook mogelijk. Nadeel: in de praktijk worden de vierkante meters slechts twee uur per dag intensief gebruikt terwijl de ruimte de rest van de dag min of meer leeg staat. Met de verbouwing moet dit precies andersom worden.
‘Aan het eind van dit jaar is het restaurant compleet gerenoveerd. De ruimte wordt veel multifunctioneler ingericht met als primaire functie werken en overleggen. Daarmee nemen we eventuele knelpunten weg als het gaat om beschikbaarheid van werkplekken op drukke dagen. We willen de ruimte zo inrichten dat je er goed kunt overleggen en ook kunt lunchen, maar tegelijk moet het ook mogelijk zijn om er zonder een hoop gedoe een eindejaarsborrel voor 400 tot 500 man kunt houden. Verder gaan we de koffiebar verplaatsen naar een meer centrale locatie, zodat het meer mensen trekt en een bijdrage kan leveren aan ontspannen en ontmoeten.’
Nieuw: 20 vitaliteitspunten
Een nieuwe toevoeging aan de werkvloeren zijn de vitaliteitspunten. Daarvan komen er verspreid over het gebouw zo’n 20 stuks. Het is een faciliteit waar medewerkers water kunnen tappen en waar ze - in een afgesloten deel – gebruik kunnen maken van voorzieningen om te ontspannen zoals een massagestoel, een VR-bril met rustgevende beelden of een Powernap-stoel.
‘Dit zijn geen koffiepantry’s met zitmeubilair waar ontmoeten centraal staat’, aldus klein Goldewijk. ‘Nee, het gaat echt om plekken waar medewerkers zich individueel kunnen loskoppelen van het werk en even de persoonlijke resetknop kunnen indrukken.’
Meer ‘tiny houses’ op werkvloer
Een andere ontwikkeling die in de verbouwing wordt meegenomen is de toevoeging van meer ‘tiny houses’ op de werkvloeren. Het gaat om compacte ruimtes voor één of twee personen waar iemand zich tussen twee overleggen door even kan afzonderen en in stilte kan werken.
‘Het is een afgesloten, niet te reserveren hokje met een bureau, stoel en eventueel een bankje. Anderen kunnen er wel naar binnen kijken maar er is toch privacy. Je moet het eigenlijk zien als je werkkamer thuis; daar werk je in alle rust maar als je de deur opendoet sta je weer midden in de activiteit. Dat is hier ook het geval.’
Wat er gebeurt als iemand de gehele dag is zo’n tiny house wil zitten? Klein Goldewijk benadert het vooral pragmatisch. Je moet daar dan met elkaar het gesprek over voeren, zegt hij. En als niemand op de afdeling er een probleem mee heeft dan is het prima.
Overigens is het voeren van zo’n gesprek over gedrag in de praktijk nog niet zo makkelijk. ‘Daarom besteden we veel aandacht aan communicatie en zorgen we bij iedere groep nieuwe gebruikers voor een onboarding met heldere uitleg over de bedoeling en het gebruik van de voorzieningen.’
Sociale duurzaamheid: Happiness Café
Of er nog meer veranderingen aankomen in relatie tot de verbouwing? Klein Goldewijk benoemt graag een aspect dat in nauwe verbinding staat met de waarde die Essent hecht aan sociale duurzaamheid.
Zo bevindt zich in het gebouw momenteel het ‘Happiness Café’, waar via een Bossche instantie mensen met een verstandelijke beperking gerechten zoals worstbroodjes en tosti’s bereiden en ze zich in een veilige werkomgeving verder kunnen ontwikkelen.
Om die outlet, iedere werkdag geopend van 09.00 tot 17.00 uur, meer aandacht te geven krijgt deze na de verbouwing een prominentere plek in het bedrijfsrestaurant.
Dat vergt volgens klein Goldewijk overigens wel een en ander van het design, bijvoorbeeld omdat het uitgiftepunt moet worden voorzien van glazen panelen. ‘Die heb je soms nodig om een eventueel teveel aan prikkels weg te kunnen nemen. Maar daar zetten we ons graag voor in.’
Verbouwing in vier stappen
De totale verbouwing van het hoofdkantoor - die moet leiden tot pakweg 800 werkplekken en zo’n 700 arbo, bijna 100 aanlandwerkplekken en veel individuele voorzieningen - vindt plaats in vier fases van elk zo’n twaalf weken. Nadeel daarvan is dat er voor medewerkers niet één moment ontstaat dat als startpunt geldt voor een nieuwe manier van werken en samenwerken.
Tegelijkertijd is het voordeel dat zo’n stapsgewijze aanpak de organisatie de kans biedt om snel, in een periode van twaalf weken, de lessons learned van een eerdere fase toe te passen in de opvolgende fase.
Je kunt op die manier heel snel leren, aldus klein Goldewijk. Hij geeft als voorbeeld de uit het restaurant afkomstige lampenkappen die in het kader van hergebruik boven een aantal bureaublokken werden geïnstalleerd. Dat bleek akoestisch gezien geen ideale keuze.
'Die kappen zijn dermate groot dat ze als een soort klankkast gingen fungeren, iets waar niemand rekening mee had gehouden. Omdat ze maar op drie plekken waren opgehangen konden ze snel verwijderd worden en vervangen worden door een andere oplossing. Je maakt soms fouten, maar met zo’n fasegewijze verbouwing is de impact kleiner en kun je snel acteren.’
Met zo’n fasegewijze verbouwing is de impact kleiner en kun je snel acteren”
Laatste verbouwing ooit
Waar Essent over vijf jaar staat met de werkomgeving? Klein Goldewijk wil twee dingen kwijt. ‘Ik hoop dat dit de laatste verbouwing ooit wordt’ zegt hij beslist. Waarom?
‘Ik zou willen switchen naar een soort continu ontwikkelmodel waarbij je wel verbouwt en verbetert in nauwe samenwerking met FS, IT, HR en Communicatie. Dat betekent niet meer eens in de zes tot acht jaar alles in één keer groot aanpakken. We onderzoeken nu hoe we dat kunnen doen want je creëert wel een soort spanningsveld tussen aan de ene kant ad hoc-behoeftes van de business en aan de andere kant je eigen huisvestingsstrategie op de lange termijn. Maar het is financieel interessanter en je zit dichter op de actuele behoeften van de gebruiker.’
Ook op andere Essent-locaties werken
Ten tweede ziet hij een mogelijke ontwikkeling voor zich waarbij de pakweg 50 panden van de overgenomen organisaties ook toegankelijk worden voor medewerkers van andere bedrijfsonderdelen. Voordeel: het biedt ze de mogelijkheid om af en toe dichter bij huis te werken.
‘Als fusiebedrijf beschikken we over genoeg panden in het land waar dat mogelijk is. Het zou mooi zijn als je die panden voor iedere medewerker zonder enige belemmering toegankelijk kunt maken. Dat vraagt wel een aantal oplossingen, zoals bijvoorbeeld de overgang naar één toegangspas, maar het zou wel bijdragen aan verbetering van de customer journey die gelijk bij binnenkomst start (de Essent Belonging).’
