‘Het is ons doel een werkomgeving te creëren waar mensen graag naartoe komen, niet alleen om te werken maar ook om elkaar te ontmoeten, waar geen ongezellige lege ‘spookvloeren’ zijn en waar men zich prettig voelt. Waar voldoende mogelijkheden zijn om een video call op te zetten, maar ook waar men op een teamdag genoeg ruimte heeft met elkaar.’
Deze woorden sprak Manager Facility NL bij Vopak Priscilla Kiemeney in november 2021 in de rubriek ‘Spotlight’ van Facto.
Het was de tijd waarin corona veel invloed had op het dagelijkse leven en organisaties zich meer en meer afvroegen hoe ze in de toekomst, als de pandemie ten einde zou zijn, zouden gaan werken en samenwerken en wat de rol van kantoor dan zou zijn.
Nu, drie jaar later, worden de woorden van Kiemeney werkelijkheid. Begin november is het startsein gegeven voor de realisatie van een nieuw werkplekconcept, een concept dat inspeelt op de veranderende behoeftes vanuit de organisatie en medewerkers als het gaat om werken en samenwerken.
Vopak in Nederland: 5 locaties, 20.000 m2
Kiemeney studeerde Facility Management (2005-2009) aan de Hanze Hogeschool in Groningen en werkt sinds april 2012 bij Vopak, eerst als interim Facility Coördinator en vanaf mei 2016 als Manager Facility NL.
Vopak biedt infrastructuur voor de opslag van essentiële producten die het dagelijks leven van mensen verbeteren. Het bedrijf beschikt over 76 terminals in 23 landen, er werken wereldwijd 5.500 medewerkers.
In haar functie is Kiemeney - inhoudelijk én financieel - eindverantwoordelijk voor het vastgoed en de facilitaire dienstverlening op de Vopak-locaties in Nederland.
Daarbij gaat het om het hoofdkantoor aan de Westerlaan in Rotterdam (5 kantoorvloeren en de begane grond, totaal 10.000 m2) en de locaties in Europoort (5.000 m2), Vlaardingen (3.000 m2), Vlissingen (1.500 m2) en de Eemshaven (400 m2) en alle contractor huisvesting on site.
De bezetting is langzaam opgelopen tot ongeveer 34 procent”
Op een ochtend eind oktober vertelt ze in de fraaie boardroom (Captains Cabin) op de vijfde verdieping van het hoofdkantoor over de totstandkoming van het nieuwe werkplekconcept.
Ze gaat terug naar de periode na corona, toen de kantoren hun deuren weer openden en medewerkers stap voor stap vaker op kantoor gingen werken.
Hybride werken
Net als veel andere organisaties besloot Vopak na een aantal maanden over te stappen op hybride werken met als richtlijn drie dagen per week op kantoor en twee dagen thuis. Maar ondanks dat bleef het, afgezien van de piekdagen, tamelijk rustig op de werkvloeren met veel onbezette werkplekken en weinig reuring en dynamiek.
Kiemeney: ‘We hadden gezien dat thuiswerken prima mogelijk was. Het had geringe gevolgen voor de kwaliteit van het werk en mensen vonden het fijn in verband met een verbeterde werk/privé-balans. Prima natuurlijk, maar tegelijkertijd wil je ook zorgen dat mensen zich verbonden voelen met Vopak en hun collega’s.’
Actuele werkplekbezetting 34 procent
Om helder zicht te krijgen op de werkelijke bezetting werd besloten om voor een aantal maanden dagelijkse metingen uit te voeren. Doel: achterhalen hoeveel medewerkers op een dag in het pand aanwezig zijn, waar ze verblijven en hoe ze optimaal hun werk kunnen uitvoeren.
De metingen leverden een helder beeld op: de maanden na corona kwam de bezetting niet boven de 28 procent uit (gemiddeld genomen over maandag tot en met donderdag voor 450 werkplekken), een percentage dat langzaam is opgelopen tot ongeveer 34 procent.
Stille vloeren
Met deze bevindingen en de constatering bij het senior management dat de stille vloeren weinig inspirerend waren en niet echt bijdroegen aan de onderlinge interactie, ging Kiemeney medio 2023 in gesprek met de Raad van Bestuur met als uitkomst de opdracht om een nieuw, passend werkplekconcept te ontwikkelen .
Ze ging aan de slag en stelde een brede klankbordgroep met zo’n 10 collega’s samen. Na een flink aantal brainstormsessies en enkele bezoeken aan organisaties met een moderne, hybride werkomgeving ontstond een steeds beter beeld van hoe de nieuwe werkomgeving bij Vopak eruit zou moeten gaan zien en welke veranderingen nodig zouden zijn.
Een van de veranderingen is de omvorming van de huidige grote open werkgebieden in kleinere zones”
Nieuw werkplekconcept en aanpassingen werkomgeving
Een van de veranderingen die wordt doorgevoerd is de omvorming van de huidige grote open werkgebieden (met de nodige rijen van bureaublokken en meeting rooms) in kleinere zones met minder standaardbureaus, meer diversiteit aan samenwerk- en ontmoetingsplekken, kleinere ruimtes voor twee tot vier personen voor hybride overleg, informele plekken om samen te komen, focus area’s en veel meer groen.
Huiselijk gevoel
Voornaamste feedback vanuit de klankbordgroep was dat de huidige werkomgeving vrij massaal aanvoelde, licht Kiemeney toe.
'Daarom hebben we besloten de lay-out aan te passen en proberen we veel meer een huiselijk gevoel te creëren door te werken met kleinere gebieden, het toevoegen van meer kleur in het design, met kasten die anders gepositioneerd worden zodat ze voor meer rugdekking zorgen en verschillende functies daarom heen. Dat zorgt voor meer geborgenheid en creëert een thuisgevoel.’
Hoofdkantoor Vopak, Rotterdam: artist impressions van het nieuwe werkplekconcept per maart 2025.
Werkplekconcept: grote diversiteit in groen
Een bijzonder aspect in het concept is de integratie van meer groen op de werkplek, vervolgt Kiemeney. ‘Op ons kantoor werken meer dan 35 nationaliteiten. Bij de keuze van het groen proberen we hier zo harmonieus mogelijk op aan te sluiten. Er komt dus een grote diversiteit in het groen.’
Voornaamste feedback was dat de huidige werkomgeving vrij massaal aanvoelde”
Afdelingsvlekken of -zones
In het nieuwe werkplekconcept blijft de organisatie werken met afdelingszones, dat gaat niet veranderen. Ze worden alleen opgedeeld in kleinere gebieden, vertelt Kiemeney.
‘Alles wordt zo ingericht dat er op piekdagen voor iedereen voldoende werkplekken beschikbaar zijn, bij voorkeur in je eigen zone maar soms kan dat ook in een andere (flex)zone zijn.’
Reductie aantal werkplekken: van 450 naar 250
De introductie van het nieuwe werkplekconcept gaat gepaard met een flinke reductie van het aantal bureauwerkplekken: het huidige aantal van 450 wordt teruggebracht naar 250.
Een nieuw reserveringssysteem wordt geïmplementeerd dat ervoor zorgt dat medewerkers altijd real time inzichtelijk hebben waar vrije plekken beschikbaar zijn. Die plekken kunnen dan meteen gereserveerd worden. Ook als iemand een eigen kantoor voor een dag(deel) nodig heeft is dat een optie. Via het systeem is het verder mogelijk collega’s te vinden, worden (bij toestemming) agenda’s gematched en suggesties gedaan voor bijpassende meetingruimtes.
‘Unwind’-room
Een andere toevoeging aan de werkplekmix is de ‘unwind’-room, vervolgt Kiemeney. Dat is een ruimte voor medewerkers die tussendoor even willen loskomen van hun werk en behoefte hebben aan een moment voor zichzelf. In de ruimte zullen ook fysiotherapiebehandelingen, meditatie- en ademhalingssessies worden aangeboden.
Het nieuwe werkplekconcept voorziet verder in een gameroom, een auditorium voor pakweg 50 personen en in een opnamestudio voor onder andere video-opnames en webcast-sessies. Deze ruimte wordt zo ingericht dat er tevens virtuele opleidingen mogelijk zijn.
Nieuwe services
Naast de ‘harde’ kant wordt bij de introductie van het nieuwe werkplekconcept ook aandacht besteed aan de services en de mogelijkheden die bijdragen aan een betere work/life-balance.
Zo staat er een ‘AH to Go’-achtige voorziening ingetekend, een plek waar medewerkers kleine producten kunnen kopen zoals persoonlijke verzorgingsmiddelen.
Pilot met Healthy Fridge
En als de momenteel lopende pilot slaagt, is het straks mogelijk om uit de Healthy Fridge gezonde snacks en dito maaltijden te krijgen.
Medewerkers zijn tot nu toe zeer positief over deze service, zegt Kiemeney. ‘Onze restauratieve voorziening sluit om half twee. Dan hebben we de coffee corner op de begane grond, maar die sluit om half vier. Met name de beschikbaarheid van een gezonde maaltijd voor als je een avond niet kan of wil koken valt goed in de smaak.’
Verder is het de bedoeling dat de catering meer gaat inspelen op actuele foodtrends en de diversiteit aan medewerkers. Denk hierbij aan de introductie van wereldthema- of vega-weken.
Andere nieuwe services zijn een pakketpunt waar medewerkers een besteld pakket kunnen ophalen, een fietsreparatieservice, gratis groente en fruit en de mogelijkheid om in het pand een fysiotherapeut te bezoeken.
Veel van de nieuwe voorzieningen zijn bedoeld om de werk/privé-balans te optimaliseren”
Luxe?
Kiemeney kan zich best voorstellen dat mensen die dit allemaal horen zeggen: jeetje, wat een luxe. Maar, zo benadrukt ze: veel van de nieuwe voorzieningen zijn bedoeld om de werk/privé-balans te optimaliseren. En ook belangrijk: ze hebben een preventieve werking.
'Als je bepaalde lichamelijke klachten hebt maar je geen tijd neemt om in een vroeg stadium een medisch professional te raadplegen, is het superhandig als je zo’n afspraak hier op het werk kunt maken. Het scheelt tijd en je voorkomt dat mensen te lang doorlopen met een klacht met mogelijke nadelige gevolgen van dien.’
Branding en connectie met het werk
Nog een verandering die deel uitmaakt van het nieuwe werkplekconcept is het voornemen om in de werkomgeving visueel meer tot uiting te brengen wat Vopak als bedrijf allemaal doet waardoor medewerkers, meer dan tot op heden het geval is, voelen dat ze bij Vopak werken én welke rol het bedrijf speelt in het dagelijkse leven van mensen wereldwijd.
Om die connectie met het werk vorm te geven is een gespecialiseerd bureau in de arm genomen. Het rechthoekige pand met aan weerszijde een trappenhuis bevat veel wandruimte, die daarvoor goed benut kan worden, vertelt Kiemeney. ‘Je kunt denken aan livestream-beeldschermen met beelden van een bijzonder project waar we aan werken. Of grote graphics gerelateerd aan de business.’
Duurzaamheid
Bij alle beslissingen die in het kader van het nieuwe werkplekconcept worden genomen speelt duurzaamheid een rol. Zo wordt voor het nieuwe auditorium gebruikgemaakt van bestaande tribunebanken en geldt als uitgangspint dat aanwezig meubilair zoveel mogelijk wordt hergebruikt.
Dat er op gebied van facilitair en huisvesting aandacht is voor duurzaamheid is voor Vopak overigens niet nieuw. Al sinds enige tijd zijn sanitaire ruimtes circulair ingericht, ligt er vloerbedekking gemaakt van oude visnetten, heeft reductie van voedselverspilling de aandacht en worden in het bedrijfsrestaurant lokale producten aangeboden.
Uitvoering huisvestingsproject in twee fasen
Het huisvestingsproject is op 11 november van start gegaan. Gekozen is voor een aanpak in twee fasen: eerst worden etages 4 en 5 en de boardroom (Captains Cabin) onder handen genomen, twee maanden later volgen de begane grond en verdieping 1 en 2.
De vierkante meters die niet meer nodig zijn, dat is ongeveer anderhalve vloer, worden in onderhuur aangeboden.
Omdat er geen ingrijpende verbouwingen nodig zijn, is de verwachting dat de nieuwe werkomgeving vrij snel, waarschijnlijk eind februari 2025, in gebruik kan worden genomen.
Of je hier werkt of op de terminal, iedereen moet kunnen beschikken over een fijne werkplek”
Ook aanpassing kantoren op terminals
De upgrade van de services en de nieuwe inrichting vinden niet alleen op het hoofdkantoor plaats. Ook voor de kantoren op de terminals is het de bedoeling dat deze worden aangepast en gemoderniseerd, aldus Kiemeney.
‘Of je nu hier werkt of op de terminal, iedereen moet kunnen beschikken over een fijne werkplek. Natuurlijk brengt het hoofdkantoor een bepaalde representativiteit met zich mee, maar dat betekent niet dat de terminallocaties achter blijven. Per site zijn we aan het inventariseren waar behoefte aan is en welke elementen van het nieuwe werkplekconcept we daar kunnen introduceren. Een werkplek hier moet niet beter zijn dan een werkplek daar. Een inspirerende omgeving waar je jezelf kunt zijn, die je optimaal ondersteunt in je werk en waar we aan het einde van de dag met energie naar huis gaan, dat is het uitgangspunt.'.
Inspirerend
Wat Kiemeney verwacht dat medewerkers gaan ervaren als ze begin maart in de nieuwe werkomgeving komen werken en kennismaken met het nieuwe werkplekconcept?
‘Ik hoop dat mensen het bijzonder inspirerend gaan ervaren, zichzelf kunnen zijn, dat ze écht de connectie met Vopak voelen en trots zijn om bij ons bedrijf te mogen werken. De werkomgeving moet motiveren om elkaar te ontmoeten en in contact te komen met elkaar. En het is natuurlijk belangrijk dat datgene waarvoor medewerkers naar kantoor komen ook echt wordt ondersteund en het werk gemakkelijker maakt.’
